Privacy verklaring click here for the english version
Privacy verklaring Stichting International Tax Center Leiden (ITC Leiden)
ITC Leiden verwerkt persoonsgegevens en gebruikt cookies voor deze website. In dit Privacy Statement informeren wij u over de doeleinden waarvoor persoonsgegevens verwerkt worden, hoe u uw privacy rechten kunt uitoefenen en overige informatie die voor u van belang kan zijn. In de cookieverklaring leest u van welke cookies gebruik wordt gemaakt.
Dit Privacy Statement is van toepassing op alle activiteiten (inclusief de activiteiten via de website en webshop) van ITC Leiden. Dit Privacy Statement geeft per onderwerp de meest relevante informatie.
ITC Leiden gaat op zorgvuldige wijze met persoonsgegevens om en handelt binnen de grenzen van de wet, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Verantwoordelijke en verantwoordelijkheid
ITC Leiden is de verantwoordelijke in de zin van de AVG. ITC Leiden vindt het van essentieel belang dat de persoonlijke gegevens van haar studenten, onderzoekers, medewerkers en bezoekers met de grootst mogelijke zorgvuldigheid worden behandeld en beveiligd. Wij willen ook open zijn over de wijze waarop uw gegevens door ons worden verwerkt. Daarom lichten wij dit hieronder toe. Voorop staat dat wij ons in alle gevallen houden aan de eisen die de AVG stelt.
Voor welke doeleinden verwerkt ITC Leiden uw persoonsgegevens?
De persoonlijke gegevens die van u worden verzameld, worden door ITC Leiden gebruikt voor de bedrijfsvoering en voor het naar behoren uitvoeren van de wettelijke taken en plichten voor onderwijs en onderzoek. De belangrijkste processen waarvoor ITC Leiden persoonsgegevens verwerkt zijn:
A. Onderwijsadministratie en onderwijsondersteuning: recruitment, werving & selectie van nieuwe studenten, studentenadministratie, interne en externe informatievoorziening, vastleggen van uitslagen, afgifte certificaten, diploma’s en graden, totstandkoming en uitvoering van overeenkomsten met studenten, klantbetrokkenheid, relatiebeheer en marketing, gezondheid, veiligheid en beveiliging, organisatie-analyse, ontwikkeling en managementrapportage, onderbouwing ten behoeve van accreditatieonderzoeken, advies en begeleiding, behandelen van geschillen, het kunnen uitvoeren van een accountants controle.
B. Personeelszaken: vaststellen van salarisaanspraken, uitvoeren van de arbeidsovereenkomst, regelen van aanspraken op uitkeringen in verband met de beëindiging van een dienstverband, interne- en accountantscontrole en in verband met de bedrijfsmedische zorg.
C. Bedrijfsvoering en financiën: financiële administratie, beheren van het inkoopsystemen en betaalsystemen, uitvoeren en beheren van procedures gericht op IT, juridische zaken en overige bedrijfsvoering. Recruitment, werving & selectie van nieuwe medewerkers en kandidaten, personeelsmanagement, interne en externe informatievoorziening, totstandkoming en uitvoering van overeenkomsten met medewerkers, klanten, consumenten, leveranciers en zakelijke partners, klantbetrokkenheid, relatiebeheer, marketing en marktonderzoek, gezondheid, veiligheid en beveiliging, organisatie-analyse, ontwikkeling en managementrapportage, klachtafhandeling.
D. Facilitaire zaken: toegang- en beheersystemen, cameratoezicht, beheer parkeer faciliteiten.
E. Algemene processen: Web content management, bibliotheeksysteem, fysieke en digitale archivering, klachtenprocedure en beroep en bezwaar.
F. Wetenschappelijk onderzoek.
ITC Leiden verwerkt persoonsgegevens aan de hand van de website en de webshop van ITC Leiden, zoals middels (contact)formulieren verkregen persoonsgegevens. Dit gebeurt op basis van toestemming of vanwege het gerechtvaardigde belang van ITC Leiden. Alle processen waarin persoonsgegevens worden verwerkt worden geregistreerd in een register van verwerkingsactiviteiten. ITC Leiden heeft daarmee een compleet en actueel overzicht van alle gegevensverwerkende processen.
Van wie verzamelt ITC Leiden persoonsgegevens?
In de hierboven genoemde processen verzamelt ITC Leiden gegevens van verschillende categorieën van betrokkenen. Dit zijn:
• Studenten
• Studiekiezers, aankomend studenten
• Alumni
• Medewerkers, inclusief docenten, promovendi en sollicitanten
• Externen, inclusief tijdelijke inhuurkrachten
• Bezoekers van de website(s), alleen na registratie
• Consumenten van de webshop
Welke persoonsgegevens verzamelt ITC Leiden?
Bij bezoek aan onze website worden geen persoonsgegevens verzameld; ITC maakt hierbij uitsluitend gebruik van functionele cookies.
Bij aanmelding voor een programma via de website worden de volgende persoonsgegevens verzameld:
• NAW-gegevens (naam, adres, postcode, woonplaats, land);
• Betaalvoorkeur en/of bankrekeningnummer (IBAN);
• Telefoonnummer;
• Geboortedatum;
• Geslacht;
• E-mailadres;
• Interactiegegevens (bijvoorbeeld e-mail verkeer na aanmelding);
• Beperkte werk- en opleidingsgegevens;
Bij aankopen via de webshop:
• NAW-gegevens (naam, adres, postcode, woonplaats, land);
• Betaalvoorkeur en/of bankrekeningnummer (IBAN);
• Telefoonnummer;
• E-mailadres;
• Interactiegegevens (bijvoorbeeld e-mail verkeer);
• IP adres
ITC Leiden verzamelt (persoons)gegevens direct bij u, maar in voorkomende gevallen ontvangt ITC Leiden ook persoonsgegevens via derden voor zover dat in overeenstemming is met de wet.
Geven en intrekken van toestemming
ITC Leiden biedt diverse activiteiten die alleen uitgevoerd kan worden door gebruik te maken van uw persoonlijke gegevens. Denk hierbij aan bijvoorbeeld een (email) adres voor het sturen van een (kerst)kaart, nieuwsbrief, promotionele e-mails of uw studiekenmerken voor het uitvoeren van onderzoek. Uw gegevens worden alleen gebruikt als u hiervoor expliciete toestemming geeft. U zult daarbij altijd geïnformeerd worden voor welke doeleinden uw gegevens worden gebruikt, welke gegevens het betreft en aan wie deze worden verstrekt. Geeft u ITC Leiden toestemming voor het gebruik van persoonlijke gegevens, dan kunt u deze toestemming op een later moment altijd intrekken.
Hoe zorgt ITC Leiden voor vertrouwelijke omgang met persoonsgegevens?
ITC Leiden gaat vertrouwelijk om met persoonsgegevens. ITC Leiden neemt passende technische en organisatorische maatregelen, zodat persoonsgegevens worden beschermd. ITC Leiden deelt persoonsgegevens alleen in overeenstemming met dit Privacy Statement en alleen met derden wanneer dat geoorloofd is en zorgvuldig gebeurt.
Gegevensdeling met derden
In opdracht van ITC Leiden kunnen derden ter uitvoering van een overeenkomst bepaalde onderdelen van de dienstverlening verzorgen. ITC Leiden maakt afspraken met deze verwerkers om vertrouwelijke en zorgvuldige omgang met persoonsgegevens te waarborgen. Deze afspraken worden contractueel vastgelegd in zogeheten ‘verwerkersovereenkomsten’.
Uw persoonsgegevens worden niet verhuurd, verkocht of op andere wijze gedeeld met of verstrekt aan derden. ITC Leiden kan uw (persoons)gegevens met derden delen wanneer u daar bijvoorbeeld zelf toestemming voor heeft gegeven of als dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst.
ITC Leiden verstrekt persoonsgegevens aan handhavende autoriteiten of fraude bestrijdende organisaties wanneer dat noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting.
De categorieën van derden waarmee ITC Leiden gegevens deelt zijn:
• Overheidsinstanties, zoals Belastingdienst en IND;
• Opsporingsinstanties;
• Universiteiten;
• Verzendhuis en pakketdienst(en) – uitsluitend bij webshop.
Doorgifte van uw gegevens buiten de EU
ITC Leiden verstrekt in enkele gevallen persoonsgegevens aan landen buiten de EU. Dit gebeurt in de volgende situaties: ten behoeve van communicatie met buitenlandse studenten die bij ITC Leiden (gaan) studeren of gestudeerd hebben, en met studenten die deeln(e)(a)men aan een (ITC) (Summer) Course in het buitenland.
Hoe lang worden gegevens bewaard?
ITC Leiden bewaart uw persoonsgegevens in overeenstemming met de AVG. De gegevens worden niet langer bewaard dan strikt noodzakelijk is om de doelen te bereiken waarvoor de gegevens verzameld zijn.
Technische beveiliging
Om uw persoonlijke gegevens optimaal te beschermen tegen onbevoegde toegang of onbevoegd gebruik, past ITC Leiden passende beveiligingstechnologie toe, zoals versleuteling van de gegevens. Van (pogingen tot) misbruik doen wij aangifte. ITC Leiden neemt daarnaast organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen toegang door onbevoegden.
Cookies en clickgedrag
Cookies zijn kleine stukjes informatie die door uw browser worden opgeslagen op uw computer. ITC Leiden maakt op haar website enkel gebruik van functionele cookies. Deze zijn noodzakelijk voor het goed functioneren van de website. Op onze website worden algemene bezoekgegevens bijgehouden, zoals de meest gevraagde pagina’s. Het doel van het verzamelen van deze algemene bezoekgegevens is om de inrichting van de website voor u te optimaliseren. U kunt uw browser zo instellen dat u tijdens het bezoek aan de website van ITC Leiden geen cookies ontvangt.
Privacy beleid van derden
Op de website van ITC Leiden zijn links opgenomen naar andere websites die niet tot ITC Leiden behoren. Wij kunnen geen verantwoordelijkheid dragen met betrekking tot de wijze waarop deze partijen omgaan met persoonsgegevens. Wij adviseren u daarom, u altijd op de hoogte te stellen van het privacy beleid van deze partijen of om contact met hen op te nemen voor een nadere toelichting op hun beleid rond het gebruik van persoonsgegevens.
Hoe kunt u uw gegevens inzien, corrigeren of verwijderen?
U kunt een inzage- of correctieverzoek richten aan ITC Leiden. Geeft u daarbij duidelijk aan dat het gaat om een inzage- of correctieverzoek op grond van de AVG. U kunt ook verzoeken uw gegevens te laten verwijderen, echter dit is slechts mogelijk voor zover ITC Leiden nog aan haar wettelijke verplichtingen kan voldoen, zoals de wettelijke bewaartermijnen. Onze contactgegevens treft u onderaan dit statement aan.
Houdt u er rekening mee dat het verstrekken van een kopie van een legitimatiebewijs nodig kan zijn om uw identiteit te controleren. Een veilige kopie van uw legitimatiebewijs kunt u eenvoudig maken met de ‘Kopie Id’-app van de overheid die u kunt downloaden in de Apple appstore of Google playstore.
Stuur uw verzoek naar het volgende emailadres: AVG@itc-leiden.nl en noteer in het onderwerp welk verzoek het betreft.
U bent tevens gerechtigd een klacht in te dienen over het gebruik van uw gegevens bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Vragen & Contact
Hebt u naar aanleiding van deze informatie nog specifieke vragen of opmerkingen over ons privacy statement? Of wilt u een inzage- of correctieverzoek indienen? Neemt u dan contact met ons op. ITC Leiden behandelt uw verzoek binnen vier weken.
U kunt uw (schriftelijke) verzoek sturen naar:
ITC Leiden
Inzageverzoek AVG
Rapenburg 65
2311 GJ LEIDEN
mail: AVG@itc-leiden.nl
Privacy verklaring – versie
Dit Privacy verklaring is voor het laatst gewijzigd op: 24 mei 2018. ITC Leiden behoudt zich het recht voor om, waar nodig, wijzigingen aan te brengen in dit privacy statement.